Облік даних про трудову діяльність працівників сьогодні здійснюється як у паперовому, так і в електронному форматі. Доступ до електронної трудової книжки можливий на вебпорталі Пенсійного фонду України.

  Тут відображається інформація про всі трудові відносини працівника з 1998 року за даними звітних відомостей роботодавця. Натомість дані про трудову діяльність до 1998 року потрібно внести у вигляді сканованих копій засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Зробити це можуть як роботодавці, так і працівники.

  Отже, як правильно подавати скан-копії трудової книжки ?

  Для самостійного подання:

  • зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
  • обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
  • додати скановані файли та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

  Для подання роботодавцем:

  • зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
  • обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
  • заповнити дані про працівника;
  • додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;
  • відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

  Вимоги до скан-копій:

  • скан-копія повинна бути кольорова;
  • необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
  • скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи-рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
  • формат зображення має бути jpg або pdf;
  • розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

  Джерело: https://www.pfu.gov.ua/vn/392878-elektronna-trudova-knyzhka-yak-pravylno-podaty-skan-kopiyi/